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展示会スタッフ・キャストと、
成果の出る展示会づくりのヒント。

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展示会ブースのトラブルは、答えられない質問、引き継げない来場者、不適切な言動、体調不良などが代表的です。どれも「その場で一人で抱えず、決めておいた相手に伝える」ことで小さく収まります。トラブル別の対応と、会期前に決めておく対応フローを整理します。

展示会当日のシフトは、来場者が多い時間帯に人を厚く置き、休憩はピークを外して1人ずつずらして取るのが基本です。役割ごとの交代の考え方、休憩中の穴の埋め方、そのまま使えるシフト表のひな形を整理します。

展示会スタッフの派遣と業務委託のいちばんの違いは、当日だれがスタッフに直接指示を出せるかです。それぞれの仕組み、偽装請負にならないための注意点、契約前に依頼先と確認したいことを、チェックリストにまとめて整理します。

展示会で商談につながるヒアリングは、課題・検討の状況・役割・次の希望の4項目を、短い質問で順に聞き取り、名刺と一緒に残すことです。スタッフにそのまま持たせられる質問リスト、聞く順番、聞かないほうがよいこと、社員につなぐ基準と記録の仕方を整理します。

展示会の呼び込みトークは「何の展示かが伝わる一言」「答えやすい質問」「来場者に合わせた短い説明」「次の案内」の4つでできています。通路・デモ前・サンプリング・混雑時など場面別のトーク例と、よくあるNG例の言い換え、出展企業がキャストに言わせてはいけない言葉を整理します。

展示会で名刺獲得数を増やす声かけのコツは、ブースの内容が伝わる一言目を決め、来場者の様子で声をかける相手とタイミングを選び、短い会話から自然に名刺交換へつなぐことです。一言目の決め方、相手の見分け方、名刺交換までの流れ、会期前に作る「声かけシート」のひな形を整理します。

展示会ブースの人の配置は、ブースを「通路際・入口・展示前・商談スペース」の4つのゾーンに分け、来場者の動線に沿って役割を割り当てると決めやすくなります。ゾーンごとの立ち位置、混雑時と閑散時の切り替え、配置表のひな形を整理します。

展示会のリードは、会期後にまとめて分けるより、来場者と話したスタッフがその場でランクを付けておくほうが、正確に早く連絡の優先順位を決められます。ヒアリングの4項目で判断するランク表と、名刺への付け方、社員との分担を整理します。

展示会スタッフの目標は、名刺の数だけでなく、聞き取った内容が残っている名刺の数と、社員へ引き継いだ来場者の数をあわせて決めます。出展の目的とスタッフに任せる範囲から目標を組み立てる手順と、目標の伝え方を整理します。

展示会スタッフへの事前説明では、製品の説明より先に「出展の目的」「任せる役割」「話してよい範囲と社員へつなぐ合図」を伝えると、当日の動きがそろいます。そのまま使える説明資料のひな形と、事前説明の進め方をまとめました。