展示会当日のシフトと休憩の組み方：ピークを外して交代する

展示会当日のシフトは、来場者が多い時間帯に人を厚く置き、休憩はピークを外して1人ずつずらして取るのが基本です。あわせて、休憩で抜けた人の役割を誰が代わるかまで決めておくと、声かけや社員への引き継ぎが途切れません。

この記事では、展示会のスタッフ・キャストを手配しているCharmapが、当日のシフトと休憩の組み方を、そのまま使えるひな形とあわせて整理します。

展示会当日のシフトの基本

展示会のシフトで最初に決めるのは、時間帯ごとにどの役割に何人いれば成り立つかです。人の名前を並べるのは、その後で構いません。

ブースでの役割は、おもに次のように分けられます。

どの役割が欠けると困るかは、ブースによって違います。声かけから社員への引き継ぎまでの流れは、成果が出る展示会スタッフの動き方：声かけから商談化までで整理しています。シフトを組む前に、どの段階を誰が担うかを決めておくと、時間帯ごとに必要な役割が見えてきます。

時間帯ごとに人の厚さを変える

展示会の一日は、来場者の流れが一定ではありません。会期全体で同じ人数・同じ配置を続けるより、時間帯ごとに厚さを変えるほうが、人の手を無駄にしません。

• 開場前：ブースの準備、その日の目標と声かけの一言目の確認。全員がそろう時間にします。
• 開場直後：来場者が入ってくる時間帯です。声かけと受付を優先して置きます。
• 来場者が多い時間帯：全員がブースに立つ時間にします。休憩はこの時間帯に入れません。
• 来場者が落ち着く時間帯：休憩を回す時間です。残る人で役割を兼ねられるように配置を組み替えます。
• 閉場前・閉場後：引き継ぎメモの整理と、その日の振り返り。

来場者が多い時間帯は、展示会や会場、ブースの位置によって変わります。初日は予想で組み、初日の終わりに「実際にいつ混んだか」を確かめて、2日目以降のシフトを直すのが確実です。その日の終わりにスタッフと何を確かめ、翌朝どう共有するかは、会期中に毎日やるスタッフとの振り返り：翌日の動きを直す進め方とシートで説明しています。

休憩の組み方：ずらす・ピークを外す・穴を決める

休憩の組み方で大切なのは、次の3つです。

1. 1人ずつずらして取る：同じ役割の人が同時に抜けないようにします。声かけ担当が全員同時に休憩に入ると、その間ブースの前は素通りになります。
2. ピークを外す：来場者が多い時間帯に休憩を入れません。休憩の時刻をあらかじめシフト表に書いておくと、「忙しくて休憩に行けない」ことも防げます。
3. 穴を誰が埋めるか決める：休憩で抜けた人の役割を、誰が代わるかをシフト表に書きます。代わる人がいない役割は、その時間だけ止める（たとえば声かけを減らし、受付を優先する）と決めておきます。

休憩を後回しにして立ち続けると、午後の声かけやヒアリングの質が落ちやすくなります。休憩は「空いたら取る」ものではなく、シフトの一部として最初から組み込むものとして扱います。

休憩の取り方と法的なルール

雇用されて働く人の休憩については、労働基準法に定めがあります。一般的には、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩が必要とされています。

ただし、外部のスタッフ・キャストは、派遣・業務委託など契約の形によって、誰が労働時間や休憩を管理するかが変わります。具体的な扱いは、依頼先と契約の内容を確認してください。契約の形による違いは、派遣と業務委託の違い：展示会スタッフの契約で気をつけることで整理しています。この記事は一般的な説明であり、個別の契約についての判断は依頼先や専門家に確かめることをおすすめします。

交代のときに引き継ぐこと

休憩や持ち場の交代では、役割だけでなくその場の状況も引き継ぎます。交代のたびに次の3つを一言で伝えると、戻ってきた人や代わった人が迷いません。

• いま対応中の来場者：話している途中の来場者がいれば、誰にどこまで話したか。
• 社員への引き継ぎ待ち：社員につなぐ予定の来場者がいれば、その人の状況。
• その時間帯の変化：混み具合、よく聞かれた質問、在庫やパンフレットの残り。

ヒアリングの途中で交代すると、聞き取った内容が抜けがちです。成果が出る展示会スタッフの動き方で紹介している引き継ぎメモに書いてから交代すると、来場者の状況が途切れません。

展示会シフト表のひな形

次の表は、当日のシフトを役割ごとに組むためのひな形です。会期前に出展企業とスタッフ側で埋め、当日はブースの裏に貼るか、全員が見られる場所で共有します。記入例の人数は説明のための一例で、必要な人数はブースの広さや来場者数によって変わります。役割ごとに人数を出す手順は、展示会スタッフは何人必要？ブース規模別の考え方で説明しています。

ひな形を使うときのポイントは次のとおりです。

• 時刻は展示会ごとに入れる：開場時刻、来場者が多い時間帯は、展示会ごとに書き換えます。
• 「休憩中に代わる人・止める役割」の列を空けない：この列が空いていると、休憩中にその役割が誰もいない状態になります。
• 社員の休憩も同じ表に書く：社員が全員休憩に入っていると、スタッフがヒアリングした来場者を引き継げません。
• 初日の終わりに直す：実際に混んだ時間帯に合わせて、2日目以降の行を入れ替えます。

シフトを組む前に決めておくこと

シフト表を埋める前に、出展企業と依頼先で次の4つをそろえておきます。

• ブースに立つ時間：開場から閉場までか、準備や片付けの時間も含むか。
• 役割の分担：スタッフに任せる段階（声かけ・受付・一次説明・ヒアリング）と、社員が担う段階。
• 休憩の場所と取り方：休憩をどこで取るか、食事をどうするか、ブースから離れてよいか。
• 当日の連絡先と責任者：体調不良や遅れが出たとき、誰に連絡し、誰がシフトを組み替えるか。

体調不良や遅れを含め、当日ブースで起きやすいトラブルと連絡の流れは、展示会ブースで起きやすいトラブルとスタッフの対応：一人で抱えない対応フローで整理しています。欠員や急な増員に会期前からどう備えるかは、展示会スタッフの当日欠員・急な増員にどう備えるか：出展企業の準備と当日朝の動きをご覧ください。

外部のスタッフ・キャストに何を任せられるかは、展示会スタッフとは？役割・業務内容・依頼先の種類と展示会キャストとは？スタッフ・コンパニオンとの違いと選び方でも整理しています。

Charmapの展示会キャスト

Charmapは、展示会キャストの育成・派遣と展示会の運営支援を行っています。受付、来場者誘導、商品説明、サンプリング、ステージ進行まで、ブースの第一印象をつくる役割をチームで担います。

また、Charmapはキャストが安心して働ける現場づくりのため、セクシュアルハラスメント防止方針（SAFE WORK POLICY）を定め、現場ごとに責任者を置いています。

当日のシフトを含め、何人・どんな役割でスタッフ・キャストを入れればよいかのご相談は、お問い合わせからお気軽にどうぞ。

よくある質問

展示会スタッフの休憩は、いつ取るのがよいですか？

来場者が多い時間帯を外し、同じ役割の人が同時に抜けないよう1人ずつずらして取るのが基本です。休憩の時刻はシフト表に最初から書いておき、休憩で抜けた人の役割を誰が代わるかも決めておきます。

1日中同じ持ち場に立ってもらってもよいですか？

できますが、声かけのように立ち続ける役割は、時間がたつと動きが単調になりがちです。休憩の前後で声かけと受付を入れ替えるなど、持ち場を交代するとブースの動きを保ちやすくなります。交代のときは、対応中の来場者と社員への引き継ぎ待ちを必ず伝えます。

外部スタッフの休憩時間は、誰が決めますか？

契約の形によって変わります。派遣・業務委託など、どの形で依頼しているかによって、労働時間や休憩を誰が管理するかが違うため、依頼の段階で依頼先と確認しておきます。そのうえで、ブースのどの時間帯に休憩を入れるかを出展企業と依頼先ですり合わせます。