当日スタッフがその場でリードをランク分けする方法

展示会のリードは、来場者と話したスタッフが、その場でランクを付けておくのがいちばん確かです。会期後に名刺の束を見ながら分けようとしても、どんな会話をしたかは名刺に残っていないからです。

この記事では、展示会のスタッフ・キャストを手配しているCharmapが、当日スタッフがブースでリードをランク分けする方法を整理します。会期後のリード管理ではなく、ブースに立つスタッフが会話の直後にできることに絞って説明します。

なぜ当日スタッフがランクを付けるのか

来場者の関心の強さを最もよく知っているのは、その来場者と話したスタッフです。ところが、名刺に残るのは会社名と名前だけで、「来期に向けて比較している」「資料だけほしい」といった会話の中身は、時間がたつと思い出せなくなります。

• 会期後に分けると、判断の材料がない：名刺の束を見ても、誰が検討中で誰が情報収集なのか分からない。
• 全員に同じ連絡をすることになる：優先順位がつけられず、検討中の来場者への連絡が遅れる。
• スタッフが外部の人材だと、あとから聞けない：会期が終わると、話したスタッフに確認する機会がなくなる。

そこで、スタッフが会話の直後に、決められた基準でランクを付けることにします。最終的な判断は会期後に社員が行いますが、その土台になる一次判定を当日のうちに残しておくのが目的です。

ランク表：ヒアリングの4項目で判断する

成果が出る展示会スタッフの動き方では、スタッフが聞き取りたい項目として「課題・検討の状況・役割・次の希望」の4つを挙げました。ランクは、この4項目への答えから決めます。4項目をどんな質問で聞き取るかは、商談につながる展示会のヒアリング項目：スタッフに持たせる質問リストにまとめています。

判断に迷う場合は、次の2つのルールで決めます。

• 迷ったら上のランクにする：AかBか迷ったらA。会期後に社員が下げることはできますが、スタッフが下げたリードは見直されないまま埋もれがちです。
• 役割だけでランクを上げない：決裁者でも、課題や検討の予定がなければAにしません。反対に、担当者でも具体的に比較しているならAにします。

名刺とメモへのランクの残し方

ランクは、会話が終わったらすぐに残します。次の来場者に声をかける前に、その場で書くのが基本です。

1. 名刺に印を付ける：名刺の裏か余白に、ランクの記号（A〜D）を書く。名刺入れやトレーをランクごとに分けておく方法もあります。
2. 引き継ぎメモにランクの理由を書く：「来期に向けて比較中」「資料だけほしい」など、なぜそのランクにしたかを一言残す。
3. Aは社員にその場で伝える：引き継ぎメモを書いて終わりにせず、社員へ口頭でも伝える。

理由を一言残しておくと、会期後に社員がランクを見直すときの材料になります。引き継ぎメモの項目は、成果が出る展示会スタッフの動き方の「引き継ぎメモのひな形」と同じものを使い、ランクの欄を1つ足すだけで足ります。

ランクの基準を会期前にそろえる

ランク分けがうまくいくかどうかは、会期前の準備で決まります。少なくとも次の3つを、出展企業とスタッフでそろえておきます。

• Aの基準を具体的にする：「導入を検討している」だけでなく、「〇〇の入れ替えを検討している」のように、出展企業の製品に合わせた言い方にする。
• Dに当たる来場者を決める：同業者、営業目的の来場者など、個別の連絡をしない来場者を先に決めておく。
• 記号と置き場所を決める：名刺に書く記号、ランクごとの名刺の置き場所、引き継ぎメモの保管場所を決める。

基準をそろえるときは、ランクごとに「こう言った来場者はこのランク」という例を2〜3個ずつ挙げておくと、スタッフごとの判断のばらつきが減ります。

会期中にランクの付け方を確かめる

複数日の展示会では、1日目の終わりにランクの付け方を確かめます。

• Aが多すぎる：Aの基準があいまいになっていないか、例を見直す。
• Aがほとんどない：社員につなぐ前にスタッフが会話を終えていないか、聞き取りの質問を見直す。
• 理由が書かれていない：書く時間が取れていないなら、理由欄を選択式にするなど、書きやすくする。

この確認は、閉場後にスタッフと行う振り返りの中で行うと続けやすくなります。振り返りの進め方とシートは、会期中に毎日やるスタッフとの振り返り：翌日の動きを直す進め方とシートで紹介しています。

ランクの数は、スタッフの目標とあわせて見ると、どこで動きが止まっているかが分かります。スタッフに持たせる目標の決め方は、展示会スタッフに持たせる目標：名刺数だけで評価しないで整理しています。

Charmapの展示会キャスト

Charmapは、展示会キャストの育成・派遣と展示会の運営支援を行っています。受付、来場者誘導、商品説明、サンプリング、ステージ進行まで、ブースの第一印象をつくる役割をチームで担います。

また、Charmapはキャストが安心して働ける現場づくりのため、セクシュアルハラスメント防止方針（SAFE WORK POLICY）を定め、現場ごとに責任者を置いています。

展示会のスタッフ・キャストの依頼や、当日のランク分けをどこまでスタッフに任せればよいかのご相談は、お問い合わせからお気軽にどうぞ。

よくある質問

外部のスタッフにリードのランク分けを任せても大丈夫ですか？

ランクの基準と例を会期前にそろえておけば任せられます。スタッフが付けるのはあくまで一次判定で、会期後に社員が見直す前提にしておくと、判断を任せやすくなります。迷ったら上のランクにする、と決めておくのも有効です。

ランクは何段階にすればよいですか？

当日スタッフがその場で付けるなら、この記事のA〜Dのように段階を少なく抑えるほうが扱いやすくなります。段階を細かくするほど判断に時間がかかり、次の来場者への声かけが遅れます。細かい分類が必要なら、会期後に社員が分け直します。

名刺をもらえなかった来場者はどうすればよいですか？

ランクAに当たる会話をした来場者なら、名刺がなくても引き継ぎメモに会話の内容と特徴を残し、社員に伝えます。後日あらためて連絡先をいただける場合もあるため、話した内容を残しておくことが大切です。