展示会スタッフはいつまでに依頼する？依頼から当日までの流れと出展企業の準備

展示会スタッフは、出展が決まり、会期と任せたい役割が見えた時点で、できるだけ早めに依頼するのが基本です。展示会が集中する時期はスタッフの予定が埋まりやすく、さらに当日成果を出すには、製品を覚えたりトークを準備したりする時間が欠かせないからです。

この記事では、展示会のスタッフ・キャストを手配しているCharmapが、依頼から当日、そして振り返りまでの一般的な流れと、各段階で出展企業が準備しておくことを整理します。

展示会スタッフはいつまでに依頼すればよいか

結論から言うと、「人が決まる時間」と「準備する時間」の両方を見込んで、早めに相談するのが安全です。依頼のタイミングが遅れると、次のようなことが起きやすくなります。

• 希望する経験の人がそろわない：大きな展示会の会期が重なる時期は、経験のあるスタッフから先に予定が埋まります。
• 事前準備が足りなくなる：製品の説明や声かけの言葉を準備する時間がとれず、当日いきなり現場に立つことになります。
• 人数や役割の調整がきかない：途中で人数を増やしたい、役割を分けたいと思っても、動ける人が見つかりにくくなります。

反対に、早めに相談しておけば、役割に合う人を選ぶ余地が生まれ、事前のミーティングや製品の説明にも時間をかけられます。まだ人数や役割が固まっていなくても、「この会期で出展する予定がある」という段階で一度相談しておくと、その後の準備が楽になります。

展示会スタッフの役割や依頼先の種類から知りたい方は、展示会スタッフとは？役割・業務内容・依頼先の種類を先にご覧ください。

依頼から当日までの流れ

依頼先によって細かい違いはありますが、一般的には次の8つの段階で進みます。

ここからは、段階ごとに出展企業が準備しておくと進めやすくなることを説明します。

段階ごとに出展企業が準備すること

1. 問い合わせ：分かっていることだけで相談してよい

最初の問い合わせでは、すべてが決まっている必要はありません。展示会名、会期、会場、ブースのおおよその広さが分かれば、依頼先は空き状況や進め方を答えられます。人数や役割に迷っている場合は、そのまま伝えて相談するほうが早く進みます。

2. ヒアリング：目的と成果の定義を伝える

ヒアリングでは、出展の目的を伝えることがいちばん大切です。名刺の数を重視するのか、商談につながる来場者を見つけたいのかで、スタッフに求める動きも、向いている人も変わります。

• 出展の目的（新しい見込み客を増やしたい、既存の顧客と話したい、など）
• 当日の成果を何で測るか（名刺の数、聞き取りの内容、商談の約束など）
• 任せたい役割（受付、声かけ、一次説明、ステージ進行など）
• ブースに立つ社員の人数と、社員が担う役割

役割ごとの頼み方は受付・説明員・呼び込み：展示会スタッフの役割別の依頼のしかた、必要な人数の考え方は展示会スタッフは何人必要？ブース規模別の考え方で整理しています。

3. 見積もり：内訳と条件を確かめる

見積もりでは、合計金額だけでなく、何が含まれているかを確かめます。事前の研修や説明会への参加、交通費、延長、キャンセルの扱いは、依頼先によって含まれ方が違います。複数の依頼先を比べるときは、同じ条件を伝えて見積もりをもらうと、差が何によるものか分かりやすくなります。費用の相場は展示会スタッフの費用相場と見積もりの見方：役割別の目安と金額が変わる要因、日当以外にかかる費用は展示会スタッフの見積もりで日当以外にかかる費用：交通費・研修・延長・キャンセルで説明しています。

4. 契約：指示の出し方とキャンセルの扱いを決める

契約の段階では、当日スタッフへの指示を誰が出すかを確認しておきます。契約の形によって、出展企業の社員が直接指示を出してよいかの扱いが変わる場合があるためです。詳しくは派遣と業務委託の違い：展示会スタッフの契約で気をつけることで説明しています。

5. 人選：経験と役割の優先順位を伝える

人選の段階では、「どんな経験の人がほしいか」を具体的に伝えます。たとえば、「業界の知識より、来場者に粘り強く声をかけられる人」「説明は社員が担うので、受付と誘導を安定してこなせる人」のように優先順位を伝えると、依頼先も人を選びやすくなります。

6. 事前説明：製品とトークの材料を渡す

事前説明は、当日の成果を大きく左右する段階です。出展企業は、次のような材料を用意しておくと、スタッフが製品を自分の言葉で話せるようになります。

• 製品の特徴と、来場者がよく持つ課題
• ねらう来場者の像（業種、役職など）
• スタッフが答えてよい範囲と、社員につなぐ質問
• ブースの図と、当日の立ち位置

説明資料のつくり方は、展示会スタッフへの事前説明で伝えるべきこと（説明資料のひな形付き）にひな形付きでまとめています。

7. 当日：窓口と引き継ぎの方法を決めておく

当日は、朝のうちにその日の目標とブースの動きを共有してから業務に入ります。出展企業側は、スタッフからの相談を受ける窓口の社員を決め、来場者を社員へ引き継ぐ方法（声のかけ方、メモの残し方）をそろえておきます。当日の欠員や急な増員への備え方は、展示会スタッフの当日欠員・急な増員にどう備えるか：出展企業の準備と当日朝の動きで説明しています。

8. 振り返り：会期中から次の動きを直す

振り返りは、会期が終わってからだけでなく、会期中の毎日にも行うと効果が上がります。どの声かけで足を止めてもらえたか、どの説明で関心が高まったかを共有し、翌日の動きを直します。進め方は会期中に毎日やるスタッフとの振り返りで紹介しています。

Charmapに依頼した場合の流れ

Charmapは、展示会キャストの育成・派遣と展示会の運営支援を行っています。2025年1月から展示会の営業支援（コンサルティングとキャスティング）を本格的に始め、ビジネス展示会の運営に特化して、当日いきなりではなく製品について事前にインプットしてから現場に立つことを大切にしています。依頼から当日までは、一般的な流れに次の要素を加えて進めます。

Charmapの展示会キャストチーム「Charms（チャムズ）」は、出展企業の想いや目的を共有するチームの一員として、自分の言葉で製品を語ることを大切にしています。早めにご相談いただくほど、事前ミーティングやキックオフに時間をかけられます。Charmapの展示会キャスティングの考え方は、Charmapの展示会キャスティング：展示会成果に特化したキャストチームの考え方で紹介しています。

展示会キャストという役割そのものについては、展示会キャストとは？スタッフ・コンパニオンとの違いと選び方で説明しています。会期が決まった段階でのご相談も、お問い合わせからお気軽にどうぞ。

よくある質問

人数や役割がまだ決まっていなくても、依頼の相談をしてよいですか？

相談してかまいません。展示会名、会期、ブースのおおよその広さが分かれば、依頼先は空き状況や進め方を答えられます。出展の目的を伝えれば、人数や役割を一緒に考えるところから進められます。

会期の直前になってしまいました。それでも依頼できますか？

依頼先の空き状況によります。まずは早めに問い合わせて、手配できるかを確かめてください。直前の依頼では事前準備の時間が短くなるため、製品の説明資料やトークの材料を先にそろえておくと、当日までの準備を進めやすくなります。

事前の説明会には、出展企業の誰が出ればよいですか？

製品をよく知る社員と、当日ブースでスタッフの窓口になる社員が出るのが理想です。製品の説明だけでなく、どの質問を社員につなぐか、当日どう連携するかまで、その場で決められます。