展示会スタッフとは、展示会の出展ブースや会場で、受付・来場者の案内・呼び込み・製品説明の補助・運営の補助などを担う人材の総称です。
出展企業の社員がブースに立つ場合も含めて呼ぶことがありますが、この記事では、出展企業が外部に依頼して手配するスタッフを中心に説明します。展示会のスタッフ・キャストを手配しているCharmapが、依頼する側の目線で整理しました。
展示会スタッフとは
展示会スタッフは、特定の職種の名前ではなく、展示会に関わる人材をまとめて呼ぶ言葉です。受付をする人、通路で声をかける人、ステージを進行する人、設営や撤去を手伝う人も、すべて展示会スタッフと呼ばれます。
そのため、「展示会スタッフを2名お願いしたい」とだけ伝えても、依頼先によって想定する仕事が変わります。依頼するときは、人数より先に「どの役割を任せるか」を決めることが大切です。
展示会スタッフの主な役割
展示会スタッフの役割は、おおむね次のように分かれます。呼び方は依頼先によって少しずつ違います。
| 役割 | 主な仕事 | 主に担う人 |
|---|---|---|
| 受付 | 来場者の受付、名刺交換、来場者情報の記録 | 外部スタッフ |
| 案内・誘導 | ブース内の案内、混雑時の導線整理、待ち時間の対応 | 外部スタッフ |
| 呼び込み・声かけ | 通路を歩く来場者に声をかけ、ブースに立ち寄ってもらう | 外部スタッフ（コンパニオン・キャスト） |
| 説明補助・一次説明 | 製品の概要を伝え、詳しい説明は社員へつなぐ | 外部スタッフ（キャスト）または社員 |
| 説明員 | 製品・サービスの詳しい説明、価格や導入条件の相談 | 出展企業の社員が多い |
| サンプリング | 試供品・資料・ノベルティの配布 | 外部スタッフ |
| ナレーター・MC | ステージやプレゼンの進行 | 外部スタッフ（ナレーター・MC） |
| 設営・撤去・運営補助 | 搬入・搬出、備品の管理、会期中の雑務 | 外部スタッフ、施工会社 |
声かけから一次説明、来場者の関心の聞き取りまでをまとめて任せる人材を、Charmapでは「展示会キャスト」と呼んでいます。展示会キャストと展示会スタッフ・コンパニオンとの違いは、展示会キャストとは？スタッフ・コンパニオンとの違いと選び方で詳しく説明しています。コンパニオンという呼び方の意味と、いま求められる役割は展示会コンパニオンとは？いま求められる役割の変化で整理しています。
展示会当日の業務の流れ
外部の展示会スタッフが当日行う業務は、おおむね次の流れです。
- 集合・朝礼：担当者から当日の目標、役割分担、来場者への話し方、社員への引き継ぎ方の確認を受ける。
- 開場前の準備：受付まわり、配布物、名刺の受け取り方法、ブース内の動線を確認する。
- 開場後の対応：声かけ、受付、案内、一次説明、サンプリングなど、担当の役割を行う。
- 社員への引き継ぎ：詳しい話を聞きたい来場者を、聞き取った内容と一緒に社員へつなぐ。
- 休憩・交代：ピークの時間帯を外して、交代で休憩を取る。
- 終了後の振り返り：その日の来場者の傾向や、うまくいった声かけ・引き継ぎを共有し、翌日に活かす。
このうち、成果に最も関わるのは4つ目の社員への引き継ぎです。名刺を受け取るだけで終わると、展示会のあとに「誰が何に関心を持っていたか」が分からず、商談につながりにくくなります。声かけから引き継ぎまでの具体的な動き方は、成果が出る展示会スタッフの動き方：声かけから商談化までで説明しています。
展示会スタッフの依頼先の種類
展示会スタッフの依頼先は、大きく4つに分かれます。
| 依頼先 | 特徴 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 人材派遣会社 | 登録スタッフを派遣する。受付・案内など幅広い役割に対応しやすい | 受付・案内など、役割がはっきりしている |
| キャスティング会社 | コンパニオン・ナレーター・キャストなど、展示会やイベントの人材を専門に手配する | 声かけ・説明・ステージなど、来場者と話す役割を任せたい |
| マッチングサービス | Webサービス上で、出展企業がスタッフを探して直接依頼する | 依頼内容が決まっていて、選考や当日の管理を自社でできる |
| 個人（フリーランス） | 出展企業が個人と直接契約する | 以前から一緒に働いている人に頼みたい |
どの依頼先がよいかは、任せる役割と、社内でどこまで準備や当日の管理ができるかで決まります。たとえば、声かけやヒアリングまで任せたいのに、受付・案内を中心に手配する依頼先を選ぶと、当日にスタッフへ一から教えることになります。4つの依頼先の違いは、展示会スタッフの依頼先を比較：派遣会社・キャスティング会社・マッチング・個人で詳しく比べています。
また、契約の形（派遣か、業務委託か）によって、出展企業が当日スタッフに直接指示できる範囲が変わります。見積もりの段階で、どちらの契約になるか、当日は誰がスタッフに指示を出すのかを確認しておきましょう。契約の形による違いは、派遣と業務委託の違い：展示会スタッフの契約で気をつけることで説明しています。
展示会スタッフを依頼する前に決めておくこと
依頼先に相談する前に、次の5つを社内で決めておくと、見積もりや当日の準備がスムーズに進みます。
- 出展の目的と目標：名刺の数か、商談の数か。何をもって成功とするか。
- 任せる役割：受付・案内だけか、声かけや一次説明、ヒアリングまで任せるか。
- 社員への引き継ぎ方：どんな来場者を、どのタイミングで、どの社員につなぐか。
- 人数と時間：ブースの広さ、会期の日数、ピークの時間帯、設営・撤去を頼むかどうか。
- 事前に渡す資料：製品の説明資料、よく聞かれる質問と答え、話してよい範囲。
依頼先を選ぶときに確認したいこと
依頼先を比べるときは、料金に加えて次の点を確認します。料金の目安と見積もりの見方は、展示会スタッフの費用相場と見積もりの見方：役割別の目安と金額が変わる要因で説明しています。
- 任せたい役割の経験があるか：受付だけでなく、声かけや一次説明、ヒアリングと引き継ぎの経験があるか。
- 事前の研修や準備の時間があるか：現場に出る前に、声かけや製品の説明を練習しているか。
- 当日の欠員に備えた体制があるか：急な欠員が出たとき、代わりの人を手配できるか。
- ハラスメント対策の方針があるか：スタッフが安心して働ける方針と、相談の窓口があるか。
最後の項目は、スタッフを守るためだけのものではありません。来場者の不適切な言動に気をつかいながら働く現場では、スタッフが声かけやヒアリングに集中できず、ブースの成果にも影響するからです。確認する項目をさらに細かく分けたチェックリストは、展示会スタッフ会社の選び方：依頼前に確認すべき10項目にまとめています。
Charmapの展示会スタッフ・キャスト
Charmapは、展示会で働くキャンペーンスタッフ・キャストの育成・派遣と、展示会の運営支援を行っています。受付、来場者誘導、商品説明、サンプリング、ステージ進行まで、ブースの第一印象をつくる役割をチームで担います。
また、Charmapはスタッフ・キャストが安心して働ける現場づくりのため、セクシュアルハラスメント防止方針（SAFE WORK POLICY）を定めています。案件の開始前に関係者へ方針を共有し、現場ごとに責任者を置き、案件の終了後に振り返りを行います。
展示会スタッフの依頼や、どの役割を何人で任せればよいかのご相談は、お問い合わせからお気軽にどうぞ。
よくある質問
展示会スタッフと展示会キャストは何が違いますか？
展示会スタッフは、受付・案内・設営補助などを含む、展示会に関わる人材の総称です。展示会キャストは、その中でも声かけから一次説明、来場者の関心の聞き取りまでを担い、名刺獲得や商談につなげる役割を指します。
展示会スタッフにはどこまでの仕事を任せられますか？
受付、案内、呼び込み、サンプリング、製品の一次説明までは、外部のスタッフに任せることが一般的です。詳しい製品説明や価格・導入条件の相談は、出展企業の社員が担当します。どこまでスタッフが話し、どこから社員につなぐかを事前に決めておくと、当日の対応がそろいます。
展示会スタッフは何人くらい必要ですか？
ブースの広さ、通路に面した辺の数、会期中の来場者数、社員の人数、任せる役割によって変わります。役割ごとに必要な人数と、ピークの時間帯を整理してから依頼先に相談すると、見積もりを比べやすくなります。持ち場の洗い出しから人数を決める手順は、展示会スタッフは何人必要？ブース規模別の考え方で説明しています。
展示会スタッフはいつまでに依頼すればよいですか？
依頼先や時期によって変わります。大きな展示会が重なる時期は手配が早く埋まることがあるため、出展が決まり、任せる役割と人数の見当がついた段階で、早めに相談するのがおすすめです。依頼から当日までの流れは、展示会スタッフはいつまでに依頼する？依頼から当日までの流れと出展企業の準備で説明しています。
