展示会スタッフは「受付スタッフを何人」のように人数だけで頼むより、役割ごとに「任せること」「事前に渡す情報」「何で評価するか」を分けて依頼すると、当日の動きがぶれにくくなります。この記事では、受付・呼び込み・説明員など役割別の依頼のしかたと、兼任させるときの判断基準をまとめます。
なぜ役割ごとに分けて依頼するのか
同じ「展示会スタッフ」でも、受付と呼び込みでは求められる動きがまったく違います。受付は来場者を待って正確に対応する仕事、呼び込みは通路を歩く人に自分から声をかける仕事です。
役割を決めずに依頼すると、次のようなことが起きがちです。
- 全員が受付の近くに集まり、通路への声かけが手薄になる。
- 呼び込みで立ち止まった来場者に、誰が説明するのか決まっておらず、待たせてしまう。
- 終わったあとに「よかったのかどうか」を判断する基準がない。
役割を分けておけば、依頼先も役割に合った人を選びやすくなり、出展企業も当日の配置を考えやすくなります。展示会スタッフの全体像は、展示会スタッフとは？役割・業務内容・依頼先の種類で整理しています。
展示会スタッフの主な役割
| 役割 | 主な仕事 | 向いている人の特徴 |
|---|---|---|
| 受付 | 来場者の受付、名刺交換、来場目的の確認、資料やノベルティの受け渡し | 正確さと、待たせない段取り |
| 呼び込み（声かけ） | 通路を歩く来場者に声をかけ、ブースに立ち寄るきっかけをつくる | 自分から話しかける積極さと、引き際の判断 |
| 説明員（一次説明） | 製品の概要を伝え、詳しい説明やデモは社員へつなぐ | 製品の要点を短く話す力 |
| 案内・導線整理 | ブース内の案内、混雑時の誘導、デモやセミナーへの誘導 | 周りを見て人の流れを整える力 |
| サンプリング | 試供品やチラシの配布 | 配るだけでなく、ひとこと添えて関心を聞く力 |
| ステージ進行 | ブース内のプレゼンやステージの進行、観覧の案内 | 人前で話し、時間どおりに進める力 |
なお「説明員」は、製品の詳しい説明まで担う役割として出展企業の社員が務めることも多い呼び方です。外部のスタッフに頼むときは、どこまで説明し、どこから社員につなぐかを決めておくことが欠かせません。呼び込みで使う言葉は展示会の呼び込みトーク例とNG例：場面別のフレーズと言い換えで、一次説明のあとに聞き取る項目は商談につながる展示会のヒアリング項目：スタッフに持たせる質問リストで例を挙げています。
役割別の依頼シート
依頼先に相談するときは、役割ごとに次の3つを書いて渡すと、話が早く進みます。表をそのまま写して、自社の内容に書き換えてお使いください。
| 役割 | 任せること | 事前に渡す情報 | 何で評価するか |
|---|---|---|---|
| 受付 | 受付、名刺交換、来場目的の確認 | 受付の手順、名刺の扱い、来場目的の選択肢 | 受付の待ち時間、来場目的が記録された名刺の数 |
| 呼び込み | 通路への声かけ、立ち寄った人の受け渡し | 声かけの言葉、声をかける相手の目安、受け渡し先 | ブースに立ち寄った人の数、説明担当に渡した人の数 |
| 説明員（一次説明） | 製品の概要説明、関心の聞き取り | 説明資料、話してよい範囲、社員へつなぐ合図 | 社員へつないだ件数、聞き取った内容の質 |
| 案内・導線整理 | 混雑時の誘導、デモやセミナーへの案内 | ブースの図面、デモ・セミナーの時間 | 混雑時に待たせた時間、誘導できた人数 |
| サンプリング | 試供品の配布と、ひとことの声かけ | 配る相手の目安、配布物の説明 | 配布数に加え、関心を聞けた人の数 |
| ステージ進行 | プレゼンの進行、観覧の案内 | 台本、時間割、登壇者の情報 | 時間どおりの進行、観覧後に話を聞けた人の数 |
評価の欄は、「何人に配ったか」「何人が通ったか」だけにしないのがポイントです。役割ごとに、次の担当へどれだけつないだかを入れておくと、スタッフの動きが名刺獲得や商談につながる方向にそろいます。依頼シートを書いたあと、スタッフ本人に何を伝えるかは展示会スタッフへの事前説明で伝えるべきことでまとめています。
兼任させるときの判断基準
ブースの広さや予算によっては、1人に複数の役割を任せることになります。兼任を考えるときは、次の基準で判断します。
- 同じ場所でできるか：受付と案内のように、立つ位置が近い役割は兼任しやすい。通路で声をかける呼び込みと、ブースの奥での説明は兼任しにくい。
- ピークの時間が重ならないか：ステージの開始直前は案内が忙しくなります。ステージ進行と案内を同じ人に任せると、どちらかが手薄になります。
- 求められる準備が違いすぎないか：一次説明には製品の知識が要ります。呼び込み中心の人に説明まで任せるなら、事前説明の時間を多めに取ります。
- 引き継ぎ先が決まっているか：兼任するほど、自分で抱え込まずに次の担当へ渡す流れが大切になります。
兼任させる場合も、依頼シートには役割ごとに分けて書いておくと、当日の優先順位を決めやすくなります。兼任を含めて全体で何人必要かは、展示会スタッフは何人必要？ブース規模別の考え方で持ち場から数える手順を説明しています。
Charmapのキャストが担う役割
Charmapのキャストは、受付、来場者誘導、商品説明、サンプリング、ステージ進行まで、ブースの第一印象をつくる役割をチームで担います。どの役割で何人入れればよいか決まっていない段階でも、お問い合わせからご相談ください。
声かけからヒアリングまでを担い、社員の商談へつなぐ人材の考え方は、展示会キャストとは？スタッフ・コンパニオンとの違いと選び方で説明しています。
よくある質問
受付だけを展示会スタッフに依頼できますか？
一般的には、受付だけの依頼も可能です。ただし受付は、名刺交換と来場目的の確認を通じて来場者の情報を最初に集める場所でもあります。受付で何を確認し、誰に渡すかまで決めておくと、受付だけの依頼でも展示会後の連絡に生かせます。
説明員は社員と外部スタッフのどちらが担うべきですか？
製品の詳しい説明や価格・導入条件の話は、社員が担うのが一般的です。外部スタッフには、製品の概要を伝える一次説明と、来場者の関心の聞き取りを任せ、詳しい話になったら社員へつなぐ分け方がよく使われます。
役割ごとに人を分けるほど、人数が増えて費用がかかりませんか？
役割を分けることと、人数を増やすことは同じではありません。兼任しやすい役割をまとめれば、人数を抑えながら役割を明確にできます。まず役割を書き出し、そのうえで兼任の組み合わせを依頼先と相談するのがおすすめです。
