展示会スタッフの依頼先を比較：派遣会社・キャスティング会社・マッチング・個人

展示会スタッフの依頼先は、大きく分けて派遣会社・キャスティング会社・マッチングサービス・個人（フリーランス）への直接依頼の4つです。どれが正解ということはなく、ブースで何を任せたいか、当日だれがスタッフに指示を出すかで選ぶと失敗しにくくなります。

この記事では、展示会キャストの手配と展示会の運営支援を行うCharmapが、4つの依頼先の違いと、問い合わせのときに確認したい質問をまとめます。

展示会スタッフの依頼先は4種類

同じ「派遣会社」「キャスティング会社」でも、どこまで対応するかは会社によって違います。呼び方より、次の章の5つの観点で何をしてくれるかを確かめるほうが確実です。

依頼先を比べる5つの観点

1. 当日だれがスタッフに指示を出すか

いちばん大事なのに見落とされやすいのが、この観点です。

• 派遣の場合、出展企業がスタッフに直接、仕事の指示を出します。
• 業務委託（キャスティング会社への委託や、個人との業務委託契約）の場合、仕事の進め方は受託した側が決めるのが原則です。出展企業が細かい指示を出したいときは、受託側の責任者を通して伝えます。

どちらの形になるかで、当日の動き方が変わります。契約の形の違いと注意点は、派遣と業務委託の違い：展示会スタッフの契約で気をつけることで詳しく整理しています。

2. 事前の準備をだれがするか

展示会のスタッフは、製品やブースのことを知らないまま当日を迎えると、受付と配布しかできません。声かけや製品の一次説明まで任せたい場合は、次の準備をだれが担うかを確認します。

• 製品やサービスの説明資料をスタッフが読み込む時間
• 事前の説明会（ブリーフィング）
• 声かけ・ヒアリングのやり方の研修

3. 欠員が出たときにどうするか

体調不良などで、当日にスタッフが来られなくなることはあり得ます。派遣会社やキャスティング会社であれば、代わりの人を手配できるかを確認しておきます。マッチングサービスや個人への直接依頼では、代わりの人を探すのが出展企業の役目になることが多いため、社員の応援を含めた備えが必要です。

4. 当日の現場をまとめる人がいるか

スタッフが複数いる場合、休憩の回し方や、混雑したときの持ち場の入れ替えを決める人が必要です。依頼先が現場の責任者を置くのか、出展企業の社員がまとめるのかを決めておきます。

5. 安心して働ける環境への備えがあるか

ブースでは、来場者からの不適切な言動が起きることもあります。依頼先に、ハラスメントを防ぐ方針と、スタッフが相談できる窓口があるかを確かめます。スタッフが安心して働ける現場ほど、声かけやヒアリングに集中できます。

4つの依頼先を観点ごとに比べる

一般的な傾向をまとめると、次のようになります。実際の対応は依頼先ごとに違うため、表はあくまで確認の出発点として使ってください。

どの依頼先を選ぶか：判断の目安

依頼先を選ぶ前に、まず「ブースに何を任せたいか」を決めます。任せたい範囲によって、向いている依頼先は次のように変わります。

1. 受付と案内だけを任せたい：やることが決まっていて、社員が当日の指示を出せるなら、派遣会社でもマッチングサービスでも対応しやすい役割です。
2. 声かけや製品の一次説明まで任せたい：事前の準備と研修が欠かせません。準備を依頼先が担ってくれるか、社内で準備の時間を取れるかで選びます。
3. 名刺獲得や商談につながるヒアリングまで任せたい：来場者の関心を聞き取り、社員へ引き継ぐ経験のある人が必要です。ヒアリングと引き継ぎの経験を持つ人がいる依頼先を選びます。
4. 社員が少なく、現場のまとめ役も任せたい：現場の責任者を置いてくれる依頼先を選びます。

役割の呼び方（スタッフ・キャスト・コンパニオン）の違いは、展示会キャストとは？スタッフ・コンパニオンとの違いと選び方で、展示会スタッフの役割と業務内容の全体像は展示会スタッフとは？役割・業務内容・依頼先の種類で、コンパニオンに求められる役割の変化は展示会コンパニオンとは？いま求められる役割の変化で整理しています。

問い合わせのときに聞く質問リスト

依頼先の候補が決まったら、見積もりを取る前に次の質問をしておくと、当日になって「こんなはずではなかった」という事態を防げます。

1. スタッフとの契約の形は、派遣と業務委託のどちらですか。当日の指示はだれに伝えればよいですか。
2. 製品の説明資料を事前に読み込んでもらえますか。事前の説明会は設けられますか。
3. 声かけやヒアリングについて、現場に出る前の研修はありますか。
4. 当日に欠員が出た場合、代わりの人を手配できますか。
5. 現場の責任者を置いてもらえますか。置かない場合、だれがスタッフをまとめますか。
6. 休憩はどのように回しますか。休憩中の持ち場はだれが埋めますか。
7. ハラスメントを防ぐための方針や、スタッフが相談できる窓口はありますか。
8. 見積もりには、どこまでの費用が含まれていますか（交通費、事前の説明会、延長など）。

質問リストの8で確かめる、見積もりに含まれる費用の中身は、展示会スタッフの見積もりで日当以外にかかる費用：交通費・研修・延長・キャンセルで整理しています。

すべてに「はい」と答える依頼先が良いとは限りません。自社で担える部分と、依頼先に任せたい部分を分けて、足りない部分を補ってくれる依頼先を選びます。依頼先の会社ごとに確かめたい項目と、回答の見方は展示会スタッフ会社の選び方：依頼前に確認すべき10項目にまとめています。

Charmapに依頼する場合

Charmapは、展示会キャストの育成と手配、展示会の運営支援を行っています。受付、来場者誘導、商品説明、サンプリング、ステージ進行まで、ブースの第一印象をつくる役割をチームで担います。キャストは紹介（リファラル）を中心に集まったコミュニティのメンバーです。

また、セクシュアルハラスメント防止方針（SAFE WORK POLICY）を定め、案件の開始前に関係者へ方針を共有し、現場ごとに責任者を置き、案件の終了後に振り返りを行っています。

ブースに何を任せればよいか、依頼先をどう選べばよいか迷っている段階でも、お問い合わせからお気軽にご相談ください。

よくある質問

展示会スタッフは派遣会社とキャスティング会社のどちらに頼むべきですか？

ブースに任せたい範囲で決めます。受付や案内など、やることが決まっていて社員が当日の指示を出せるなら派遣会社でも対応しやすく、声かけ・一次説明・ヒアリングまで任せたいなら、事前の準備や研修まで担う依頼先が向いています。会社によって対応範囲が違うため、問い合わせのときに確認してください。

マッチングサービスや個人に直接頼むときの注意点は？

事前の説明、当日の管理、欠員が出たときの代わりの手配を、出展企業が担うことが多くなります。また、個人と業務委託契約を結ぶ場合は、いわゆるフリーランス法の対象になることが多く、業務の内容や報酬などの取引条件を書面やメールなどで示す必要があります。少人数で、社内に準備と管理の余力があるときに向いています。

依頼先を比べるとき、料金以外で何を見ればよいですか？

当日の指示をだれが出すか、事前の準備をだれがするか、欠員への備え、現場のまとめ役、ハラスメントを防ぐ方針の5つです。この記事の「問い合わせのときに聞く質問リスト」を、そのまま見積もり依頼の前に使えます。